Specjalista ds. administracji

Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku GDAŃSK 2026-08-31 5800,00 - 6400,00 zł

Zakres obowiązków:

Obsługa administracyjno - realizacyjna przedsięwzięć i działalności bieżącej, w tym nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz opracowywanie oraz aktualizacja procedur administracyjnych, a także organizacja zaopatrzenia instytucji w materiały i sprzęt, administracyjne wspieranie działalności komórek organizacyjnych NCK, w tym współpraca przy przygotowywaniu projektów zarządzeń, instrukcji i regulaminów wewnętrznych, wspieranie prowadzenia spraw najmu i użyczania pomieszczeń NCK
w uzgodnieniu z kierownikiem Działu Produkcji i Organizacji, zlecanie dodatkowych prac firmom sprawującym ochronę fizyczną obiektów oraz firmie sprzątającej zgodnie z harmonogramem imprez odbywających się w NCK, współpraca przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań dot. udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej obowiązującego progu przetargowego, zgodnie z postanowieniami regulaminu wewnętrznego, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, dokonywanie samooceny w ramach kontroli zarządczej, uwzględnianie zasad dostępności, równości i inkluzyjności
w projektowaniu i realizacji działań, nadzór nad wyposażeniem biurowym i majątkiem instytucji, prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową
i zaopatrzeniem. Udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, prowadzenie magazynu wydawnictw NCK, dystrybucja wydawnictw, w tym prowadzenie sprzedaży przez internet, dokonywanie zakupów na bieżące potrzeby NCK, na podstawie zleceń wydanych przez Dyrektora/kierownika Działu, sporządzanie zestawień, raportów i analiz administracyjnych, przygotowywanie danych do planów rzeczowo-finansowych, analiza kosztów administracyjnych, rekomendowanie usprawnień organizacyjnych i optymalizacji procesów, wykonywanie samokontroli zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej, wykonywanie kontroli merytorycznej NCK Gdańsk, udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych, pełnienie funkcji członka zakładowej komisji przetargowej, przygotowywanie projektów umów związanych z realizowanymi zadaniami we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym, gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu wykonywanych obowiązków pracowniczych, współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi oraz samodzielnymi pracownikami NCK,
monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt), podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych itd., dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk, wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności NCK Gdańsk oraz w kompetencjach pracownika, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami, w tym zastępowanie innych pracowników w czasie ich nieobecności.

Zmianowość: jedna zmiana